お金の流れの把握から、安全意識の向上まで
全体をまわす幅広い業務
当社の「事務管理職」の配属先としては、本社、支店、事業所があります。私が所属しているこの多摩営業所は工事部門の事業所であり、所長以下、施工管理職、営業職の職員に私を含めて総勢20名ほどの規模の部署となります。
事業所の事務管理職である私は、総務、人事、システム、労務管理、コンプライアンスと、当事業所員に関わる様々な分野の業務を担当しています。
メインは工事に係るお金の入金・請求の管理や各種伝票作成などで、金融機関や労基署へ出向くこともあります。
電話対応、来客対応、備品発注に会議体や行事の企画運営も担当しています。
ピンチを乗り切った経験が自信につながった
多摩営業所の現場事務に異動してきて半年のタイミングで、長年勤めてくださったベテラン事務補助員の方が退職され、自分一人ですべてやらなければならない状態となった、あのピンチを乗り越えた体験で、現場事務についての自信がついたと思います。
事務補助員の方を募集する際は募集原稿の作成から採用面接まで関わり、仕事を一から教えたことにより、自分の理解も更に深まりました。
自ら考えることで深まる業務に対する理解
社内規程の改訂や新ルール、システムの変更、社会的な課題なども次々に出てきますから、業務におけるさまざまなワークフローのルールも改善していく必要があり、日々勉強です。
例えば「働き方改革」については、「どうやったら残業を減らせるのか？」「現場の負担を減らせる方法はないか？」などと常に考え、しっかりとしたルーティンを作って、施工の方が現場に集中できるようにしていきます。
お弁当の注文から経営層の全体会議書記まで
協力会社を含めた現場で働く人たちの労務管理も担当しています。
月1回は「安全衛生協議会」があります。
現場の皆さんは毎日忙しく、「慣れ」が出てしまうこともあります。
それが事故につながらないよう、毎月、安全についての振り返りをし、月の目標を伝え、安全についての意識を高める重要な会議を運営しています。
日々細かい業務に追われているように見えますが、自分では全体を広く見ることを意識しています。現場事務は華やかではありませんが、営業所で唯一無二の存在です。工事以外のことはすべて自分を通して動いているという自負、責任感、自分のやり方一つで営業所全体の効率やスピードが変わってくるので、やりがいのある仕事です。
“佐藤 克哉”一日の流れ
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朝のメールチェック。
本日の業務内容の確認。
提出書類等の確認毎週月曜は多摩営業所運営会議。
所長、副所長、営業担当者、工事課長が参加し、請求・入 金等の状況を報告。その他懸案事項の確認。今週来週の行事予定の告知など
事務業務
請求書の作成、入金管理、伝票処理、電話対応、来客対応。
12:00昼休み
昼休み 持参したお弁当で昼食
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銀行・郵便局へ
小口準備金の出金や振込等
労働基準監督署、ハローワーク、現場や取引先業者へ出向くことも事務業務
工事関係書類の作成、連絡事項とりまとめなど
準備金の支払い
翌日の業務内容の確認
業務終了
就活生へのメッセージ
広い視野で、チャレンジ精神を持って
大学時代の先輩から声をかけられ、軽い気持ちで会社説明会に参加。そこでこの業界の市場規模、社会インフラとしての重要性について知りました。
採用担当の方が、学生の気持ちをよく理解し、会社の業績や安定性、魅力について熱心に話してくれたことも印象的で入社しました。
就職活動中は、業界を絞りすぎて視野が狭くなったり、１つの企業のことで頭がいっぱいになったりしがちです。
自分も通ってきたのでわかりますが、短い期間で自分の将来を決めようと気負いすぎない方がよい場合もあると思います。
広い視野でいろいろな業界、いろいろな仕事を知るチャンスです。
素直であること、失敗も含めさまざまな経験から学ぶつもりでチャレンジすること、それが大切だと思います。
